Privacyreglement 

van

Stichting Adoptiegraven Sterksel CWGC War Graves

(hierna ook te noemen de Stichting)

Opgericht bij akte d.d. 10 juni 2026 van A.B.L. Wijers, notaris te Heeze-Leende

Statutaire zetel: Heeze-Leende

Postadres: Houtduifstraat 8,  6029 TN Sterksel

Website: www.adoptiegravensterksel.nl

Dit privacyreglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Stichting verwerkt van adoptanten, oud-adoptanten, kandidaat-adoptanten, vrijwilligers, bestuursleden, donateurs, contactpersonen van samenwerkingspartners, familieleden van gesneuvelde militairen en overige personen die contact hebben met de Stichting.

De Stichting verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar doelstellingen, de administratie van adoptiegraven, communicatie met adoptanten, vrijwilligers en belanghebbenden, het organiseren van herdenkingen en activiteiten, en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. De Stichting handelt daarbij overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

Het bestuur van de Stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Vragen over privacy kunnen worden gericht aan het bestuur via het algemene e-mailadres van de Stichting of per post aan het postadres zoals vermeld in dit reglement.

1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt

De Stichting kan, afhankelijk van de relatie met de betrokkene, de volgende persoonsgegevens verwerken: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, gegevens over de adoptie van een graf, correspondentie, deelname aan activiteiten, donatiegegevens, beeldmateriaal van openbare activiteiten en gegevens die betrokkenen zelf aan de Stichting verstrekken in het kader van onderzoek, herdenking of contact met familieleden.

De Stichting verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor een specifiek doel, de betrokkene deze gegevens zelf verstrekt en daarvoor een geldige grondslag bestaat. De Stichting vraagt geen burgerservicenummers op en verwerkt geen gegevens die niet noodzakelijk zijn voor haar werkzaamheden.

1. Doelen en grondslagen

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de registratie en toewijzing van adoptiegraven, het onderhouden van contact met adoptanten en belanghebbenden, het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen, het organiseren van herdenkingen en activiteiten, het beheren van donaties en declaraties, het onderhouden van contacten met samenwerkingspartners en het vastleggen van historische informatie voor zover dit past binnen de doelstelling van de Stichting.

De verwerking vindt plaats op basis van een of meer van de volgende grondslagen: toestemming van de betrokkene, uitvoering van afspraken met de betrokkene, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang van de Stichting of een taak van algemeen belang in het kader van herdenken, educatie en historisch onderzoek.

1. Bewaren van persoonsgegevens

De Stichting bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt of bewaring noodzakelijk is voor historisch, administratief of verantwoordingsdoeleinden. Contactgegevens van adoptanten worden in ieder geval bewaard zolang de adoptie voortduurt en daarna alleen zolang dit redelijkerwijs nodig is voor overdracht, archivering of contact over de geschiedenis van het graf.

1. Delen van persoonsgegevens

De Stichting deelt persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar doelstellingen, de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven, dit voortvloeit uit een wettelijke verplichting of dit nodig is voor de organisatie van activiteiten. Gegevens worden slechts gedeeld voor zover dat noodzakelijk is. Donateurslijsten, adoptantenlijsten en contactbestanden worden niet zonder toestemming openbaar gemaakt of aan derden verstrekt.

1. Beveiliging en toegang

De Stichting neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofd gebruik en onrechtmatige openbaarmaking. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bestuursleden en vrijwilligers die deze gegevens nodig hebben voor hun taak. Digitale bestanden worden beveiligd opgeslagen en papieren documenten worden zorgvuldig bewaard.

1. Nieuwsbrieven, website en sociale media

Voor het verzenden van nieuwsbrieven of uitnodigingen gebruikt de Stichting alleen contactgegevens van personen die daarvoor toestemming hebben gegeven of met wie de Stichting een bestaande relatie onderhoudt. Personen kunnen zich afmelden voor nieuwsbrieven of verzoeken hun contactgegevens aan te passen. Bij publicatie van foto’s, video’s of persoonlijke verhalen op de website, sociale media of in nieuwsbrieven gaat de Stichting zorgvuldig om met de privacy van betrokkenen en vraagt zij toestemming wanneer dat passend of noodzakelijk is.

1. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om hun persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking en, indien van toepassing, toestemming in te trekken. Een verzoek kan worden ingediend bij het bestuur. De Stichting reageert zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

1. Datalekken

Wanneer sprake is van verlies, onbevoegde toegang of een andere inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, meldt degene die dit constateert dit direct aan het bestuur. Het bestuur beoordeelt het incident, legt het vast en neemt passende maatregelen. Indien wettelijk vereist, meldt het bestuur het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, wanneer nodig, aan de betrokken personen.

1. Wijziging van het privacyreglement

Het bestuur van de Stichting kan dit privacyreglement wijzigen wanneer wetgeving, werkwijze of organisatorische omstandigheden daartoe aanleiding geven. De actuele versie van het privacyreglement wordt beschikbaar gesteld via de website van de Stichting of wordt op verzoek van en aan belanghebbenden verstrekt.

Het bestuur van de Stichting heeft dit privacyreglement vastgesteld in haar vergadering van 16 juli 2026